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技术方案

协同政务办公OA平台项目解决方案

2013年06月13日 14:57  网络  作者:讯飞科技  访问量:[.. 字号: 小   大 

项目背景:

从内部管理需求看,有以下必要性:

提供内部公文管理机制,优化纸质公文传输办公过程,跟踪和实时统计公文流转效率。

自动获取所需要的信息推送到不同部门不同职务的职员办公桌面上,帮助第一时间了解。

整合现有各个信息系统,充分发挥信息系统整体优势,切实提高信息化应用水平,加强内部管理和监督机制,提高工作效率和工作质量。

提信息采集的准确率,减少错误数据查找、清理的工作量,缓解人员紧张的问题。

构筑移动办公的平台,提升管理水平。

内部系统信息化的建立和完善必然要求干部提高为用户服务的观念,而观念转为行为需要有工具的支持。

从外部环境看,有以下必要性:

提升单位为用户提供优质服务的良好社会形象,满足用户对改善机关办事服务质量日益高涨的要求。

为政府有关部门和领导提供准确的办公信息,为掌握和分析社会经济运转情况提供科学依据。

协同政务办公平台作为单位内部信息化的重要部分,通过与相关政府单位部门实现信息交换,为本地电子政务和信息化建设的实施和发展奠定良好的基础。

运用现代信息技术,为用户提供方便、快捷的服务,增加财税政策的宣传手段。


协同政务平台建设目标分析---六大应用平台

任何一个信息系统应用与建设是解决单位实际管理问题、实现单位信息化目标的手段与工具。针对上述管理目标与信息化目标,芙蓉区政府协同办公系统需要用协同工作管理机制来重建单位运作空间,用流程管理机制来规范行政管理流程和公文管理流程,用信息门户技术整合单位信息资源:

统一信息发布平台

协同政务办公平台也是一个内部信息发布系统,为信息发布交流提供一个有效的场所,实现单位内部各种信息(办公信息、文件、函件等)的统一管理和发布,以及个性化的服务。平台也支持发布互联网上的各种信息,包括行业信息、社会信息以及网上订票订购、网上银行等在线服务。

统一公文流转平台

实现单位内各种公文的电子化流转,范围基本覆盖了纸质办公时期的所有工作流程类别,无缝承袭传统公文流转过程,采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,支持公文的存档、档案管理以及历史查询。

统一流程整合平台

覆盖全单位的日常工作电子化流转,通知公告、行政事务、人事内勤、任命调动等各类政府单位需要用到的审批工作,并采用尊重工作人员传统办公习惯的人性化设计,真正顺利实现整个政府单位全员无纸化办公。

统一文档管理平台

系统利用长久积累的信息、文档、知识资源与专家技能,改进行动决策能力、快速响应能力、提高工作效率和公务员整体素质。平台将传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的扁平式管理模式,使几层公务员与领导层之间的距离在物理空间上缩小的同时,心理距离也将会逐渐缩小,提高单位协作能力,将人从繁琐的事务、森严的等级、刻板的环境中解放出来,最大限度地释放人的主观能动性。

统一信息集成平台

集成与汇总芙蓉区政府内各部门、各下属单位目前与未来各种业务系统独立的、静态或者动态的业务数据,并进行统一的统计分析,为单位领导决策服务。这些数据、信息还可以集成到工作流平台中,使用户能有效获取处理信息,提高整体反应速度与工作效率。

统一实时通信平台

提供了点对点或点对多个点的信息通讯的功能,包括电子邮件、即时通信、短信收发、网上传真、留言、意见征询、文件传阅、视频会议等等,它为单位提供快捷、灵活、方便的信息传递机制,实现了用户文件共享、文字信息、语音信息、视频信息的传递及积累;系统中的工作流以及待办事宜等信息可以发送到相关人员的手机上,解决外出工作人员的后顾之忧。


协同政务办公平台整体解决方案:

整体解决方案如下图:

整个系统以组织用户和工作流程为基础应用模块。组织用户主要是对组织机构、人事结构、角色、权限的维护,从而作为用户在系统中进行信息读取和应用操作,以及整个工作流程定义的基础;工作流程管理主要根据用户的实际情况设定各种工作流程,同时作为独立的引擎承载信息到各个功能模块,保证信息的协同性和关联性。组织用户和工作流程的高度可定义性保证了整个协同政务办公平台的灵活性。

应用泛微解决方案,以及功能强大的协同办公系统---e-cology,以应用促进信息化建设,吸收当今先进的管理系统应用经验,进行统一规划,分阶段实施,稳步建设,有效保护并扩展系统的投资。在此解决方案中主要实现以下目标:

1. 利用e-cology进行公文管理,实现无纸化办公

公文自动流转,节省时间、提高效率、减少人为失误;方便地查询流程执行情况,以及流程的责任人、相关文档等信息;根据执行状态,自动进行下一步操作及决定工作的执行者。实现无纸化办公,单位中的所有文档进行集中的电子化管理,包括档案、财务文档、工程文件、技术文档、报告、合同等。

实现办公流程规范化,包括公文文件流转、报告的审批流程、通知公告、人事任免流程、年(月)度计划报批流程等,通过办公自动化系统实现自动运转;

内部文件流转自动化,可根据文档的不同状态自动进行下步操作,并决定谁是相关责任人;

实现工作的执行透明化,任务执行状态查询方便,实现管理者与员工之间的互动;实现组织内部的协同工作;

个人工作的有效组织,便于领导有效组织部门计划;

会议全过程管理:会议建立,召集,议程管理,会议结束等;

2. 构建统一的内外协同的政务信息门户:

构建一个内部部信息门户网站,建立统一的信息入口,为用户提供一个服务平台。

构建个性化的政务门户、公文门户、部门门户、个人门户、领导门户、关联单位门户、党工会门户等,实现相关信息快速主动推送到所需要的人员上。

通过不同门户的管理,外部资源可以在信息门户中查看最新的资料,并与单位内部人员即时沟通。通过不同门户,针对不同服务对象将信息进行分门户个性化管理:对普通员工来说,可以及时为他们提供与工作相关的信息,为其日常办公提供一个高效协同的工作平台;对部门领导来说,可以提供部门的相关信息,并可实时收集客户的意见和建议,及时反馈。

3. 有效地组织和管理职员及其工作

在系统中为每个职员建立信息档案,需要时可快速地了解相关职员的信息;您可以确切地知道您的每一个职员的特点、专长、工作业绩等;深入了解到每个职员所进行的工作,所完成的工作以及完成情况;根据需要在系统中为相关员工分配和去除权限和工作职责,增强组织的柔性;根据业务需要以及职员的工作安排情况,将他们组织到不同的任务中;总之,实现领导与职员、职员之间的互动。建立芙蓉区政府的组织架构,方便管理层对整个单位的掌控并提供一定的决策支持;

人事公告、通知和发文的发布平台;

建立职员卡片,职员资料集中管理,查询方便;

任务的下达、执行自动化,提高工作效率;

劳资、培训、党务等的管理流程化、规范化;

工会、妇女、员工关怀的建设和运行;

4. 建立流程审批管理平台

自定义工作流引擎:通过IT技术,基于先进的工作流引擎,实现管理的规范化、标准化和高效化,通过流程的建立和规范,通过系统的流程数据分析,最终达到优化流程。通过流程优化,减少芙蓉区政府办公业务中的非增值活动、等待时间、重复和协调的工作量,在解决协同工作和信息共享的同时,实现在线业务流转和管理,真正提高办公效率,挖掘和发挥员工价值;基于今后全局工作流应用推广的需要,需要从安全和部署方面能满足芙蓉区政府今后需求扩展的要求,做到行业领先。

5. 和共享体系建立文档管理

有关的所有内部资料信息需要时可快速查询相关信息,再不会发生信息丢失的现象;实时地了解到单位内外所发生的任何事情;知识、经验记录在系统中,避免单位的知识流失;方便地追踪相关文档的状态、责任人等信息,提高管理效率。将现有电子邮件系统整合到系统当中。

实现对单位范围内的文档进行统一管理、按照权限共享的同时,促进文档在单位范围内的利用、创新和信息发布,从而促进单位范围内资源的整合。

将单位的所有文档进行结构化的存储,并提供各种途径的查询功能;

建立统一的文档库,并且将管理权限细化到不同类别的资料文档;

分门户、分权限、个性化管理机构内部所有文档;

建立内部信息发布体系,使得新闻公告、人事任免、重大规章制度调整等做到及时有效的传达给单位所有相关职员;

6. 会议管理

实现内部会议申请发起和审核以及决议的执行管理,同时可满足避免时间冲突和会议提醒;以及对会议形成的决议一个追踪,包括对会议决议的任务下达、在执行过程中的监督、反馈处理。

7. 日程管理

满足领导、员工日常工作安排制定,并可通过短信、邮件方式及时提醒所需处理的事项。同时通过与供应链相关的流程、计划任务、会议管理等其他通道的结合使用,把这些通道中的相关内容集中展现在日程中,形成日程处理中心,并可反馈到各自模块中。

8. 综合事务办公平台

实现单位范围内的行政办公流程(如:公文管理平台、行政审批类通知公告、信息、文件审批发布)、办公用品、固定资产、会议室、车辆的管理,以及日程计划、任务安排、代办事宜的动态管理,整合现有邮件系统等。



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